Практические советы для написания благодарственного письма

Что такое благодарственное письмо и зачем его писать? В российской бизнес-среде такое явление еще не достаточно популярно. Многие считают этот жест скорее подхалимством, чем выражением благодарности. Однако это в корне неверно. Написание благодарственного письма партнеру, клиенту или инвестору – признак хорошего тона, выражение уважения. В статье ответим на наиболее популярные вопросы, касающиеся вопроса написания благодарственного письма, разберемся, как написать благодарственное письмо и на что обратить внимание.

Зачем писать благодарственное письмо?

Существует несколько вариантов, почему и зачем нужно писать письмо благодарности. Поводов можно найти великое множество: проще говоря, поблагодарить в письменной форме вы можете любого, кто особым образом отличился и сделал что-то, полезное вам. Это может быть как индивидуальное письмо конкретному человеку, так и общее для коллектива компании.

Кому и как правильно написать благодарственное письмо?

Чтобы составить благодарственное письмо, обратите внимание на условия сотрудничества и должность адресата. Не стоит забывать, что, несмотря на свободную форму, такое письмо – это, прежде всего, деловая документация, а потому излишние эмоции здесь непозволительны. Если планируется составить документ после переговоров, то в письме необходимо точно, конкретно и кратко описать почему должны выбрать из претендентов именно вас.

«Я, имея такую практику, как (кратко), уверен, что буду полезен для реализации Вашего проекта, поскольку имею (конкретно – план, ресурсы, компетенции и т.п.) ».

Стоит сказать, что понимание, как написать благодарственное письмо, не освобождает вас от необходимости выполнять свои непосредственные обязанности по работе, и не факт, что партнер изменит свое мнение. Однако такое письмо поможет составить о вас мнение, как об интеллигентном и образованном человеке.

Чтобы знать, как написать благодарственное письмо, необходимо понимать (и исключить) основные недопустимые ошибки.

Существуют нормы, которые необходимо соблюдать при составлении благодарственного письма. Прежде всего, оно составляется на фирменном бланке компании, в шапке указывается адресат (компания или лицо), обращение (конкретное), далее следует грамотно составленный текст письма и сведения о вас (компания, должность, ФИО, подпись).

Обратите внимание, что благодарственные письма в рамках охотно размещают на стенах офиса. Поэтому постарайтесь оформить его максимально ответственно, уделяя внимание дизайну и избегая безвкусных элементов. Составьте нешаблонный, экслюзивный текст письма, используя живой язык.

Если работа с партнером/клиентом/руководителем велась преимущественно по электронной почте, то благодарственное письмо можно отправить тем же способом. Электронный вариант письма менее предпочтительный, однако и он может сработать вам на пользу. В случае с электронным благодарственным письмом, не стремитесь сделать его заметным за счет цветов, шрифтов и заглавных букв в теме письма – ограничьтесь стандартными правилами составления, будьте лаконичны и своевременны.

«Уважаемый Иван Сергеевич!

От лица коллектива ООО “Фрегат” и от себя лично выражаю благодарность компании “Зенит” за … участие в проекте … Было приятно видеть со стороны работников компании … оперативность, грамотное отношение к работе. К тому же, я могу отметить легкость и профессионализм каждого вашего сотрудника в течение периода нашего сотрудничества .

Хочется отметить работу менеджера … Его профессионализм и знание дела позволили снизить сроки проведения работ, значительно уменьшив все затраты.

Мы и далее надеемся на успешное развитие деловых отношений между нашими компаниями. Желаем Вам и Вашей фирме новых достижений и финансового благополучия!

(Должность, ФИО, печать)…»

Мало просто знать, как написать благодарственное письмо, важно правильно его оформить и своевременно отправить. Приятным бонусом к нему послужит небольшой презент, персональная скидка или индивидуальные условия нового сотрудничества, приглашение ваше на корпоративное мероприятие. И совет – рукописное благодарственное письмо заметно выделится на фоне других, попробуйте отказаться от техники.