Excel 2010: создаем налоговую накладную
Сразу определимся, каким требованиям должен соответствовать бланк нашего документа. От этого будет зависеть способ его формирования и тот набор инструментов Excel, который мы задействуем для выполнения этой работы. Итак, наша задача — создать два документа: налоговую и обычную складскую накладные. Эти документы мы расположим на отдельных листах Excel, чтобы затем распечатывать их по отдельности. В накладные мы запишем формулы для выполнения основных вычислений: определения суммы по товарам, по НДС, для расчета итоговых значений. Но это не все. Налоговая и обычная накладные содержат много одинаковых полей. Было бы неразумно заполнять их дважды. Мы сделаем так, чтобы заполнение общих атрибутов в налоговой и обычной накладной Excel делал автоматически. И, наконец, мы позаботимся о том, чтобы Excel проконтролировал правильность заполнения отдельных полей в накладных, и в случае ошибки — сообщил об этом. Теперь переходим непосредственно к самому бланку. Начнем с налоговой накладной (рис. 1). Дело в том, что бланк налоговой накладной в плане форматирования достаточно неудобен для реализации его в программе Excel. Основная проблема состоит в том, что шапка и табличная часть документа имеют разную структуру. Например, для табличной части нам достаточно задействовать всего 12 колонок. А вот для шапки этого мало — только для полей с индивидуальным налоговым номером покупателя и продавца понадобится 24 столбца (по 12 колонок на один экземпляр). Проблему можно решить по-разному. Первый способ — использовать графические элементы. В этом случае вначале мы создали бы табличную часть. Затем подобрали ширину колонок под размер печатного листа. И только после этого приступили к созданию шапки таблицы, используя форматирование с переносом слов и объединением ячеек. Что же касается полей с налоговым номером, телефонами и т. п. — их в данном случае мы бы оформили при помощи графических элементов. Например, для хранения индивидуального налогового номера — создали 12 квадратиков соответствующего размера. В каждый квадрат вписали цифру из номера. Затем — сгруппировали графические элементы и разместили их на бланке документа. У такого подхода есть свои плюсы и минусы. Главный плюс — это простота реализации. Кроме того, в данном варианте количество колонок в документе определяется форматом табличной части. А это означает, что в налоговой накладной будет всего 12 столбцов. Но есть в данном подходе и очевидный минус: к цифрам, которые расположены внутри графических элементов, нельзя обратиться стандартными средствами Excel. Например, мы не сможем при помощи формул получить в отдельной ячейке номер телефона продавца и затем использовать этот результат в другой программе или документе. Поэтому я предлагаю поступить иначе: для создания налоговой накладной пользоваться только средствами форматирования MS Excel. И тогда любая цифра, любой фрагмент документа будут доступны для дальнейшей обработки. Единственное, с чем придется смириться, — это большое количество колонок в бланке документа. Итак, начнем с подготовки рабочего листа.
Форматируем колонки рабочего листа
Первым делом подготовим лист к созданию бланка налоговой накладной. Главное, что мы должны сделать, — это установить ширину колонок так, чтобы затем можно было создать поля для хранения ИНН, номеров телефонов и свидетельства о регистрации плательщика НДС. Это — самые проблемные моменты при создании бланка налоговой накладной. Делаем так.
1. Открываем MS Excel.
2. Через меню « Файл » сохраняем документ, я назвал его « НН.xls ».
3. Щелкаем правой кнопкой мышки на ярлычке рабочего листа. Появится контекстное меню, как на рис. 2.
4. Из этого меню выбираем пункт « Переименовать ». Название ярлычка станет доступным для редактирования.
5. Вводим имя листа (в примере на рис. 2 это « НН ») и нажимаем « Enter ».
6. Нажимаем комбинацию клавиш « Shift+F11 » (добавить рабочий лист). Можно воспользоваться специальным ярлычком « Вставить лист ».
7. Используя контекстное меню, переименовываем этот лист. Так как здесь будет расположена складская накладная, я назвал его « Н ».
8. Щелкаем правой кнопкой мышки на заголовке колонки « A » (в области бордюра). Откроется контекстное меню, изображенное на рис. 3.
9. В нем выбираем пункт « Ширина столбца… ». Откроется окно настроек с единственным параметром « Ширина столбца: » (рис. 3).
10. В этом окне указываем значение ширины « 3,86 ».
12. Последовательно выбираем колонки, начиная с « B » до « AG » и устанавливаем ширину столбцов по данным из табл. 1. Таким способом на листе « НН » мы должны обработать 33 колонки.