Как оформить командировочное удостоверение

Последние несколько лет работодатели не обязаны пользоваться командировочными удостоверениями, так как командировочное удостоверение в 2020 году отменили. Однако этот документ может быть предусмотрен в организации, и у кадровиков могут возникнуть вопросы при его оформлении.

Отменили, но не запретили

Командировочные удостоверения в 2020 году не являются обязательными — такое правило действует с 2014 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление от 29.12.2014 N 1595 . Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.

Сейчас рабочую поездку можно подтвердить служебной запиской, проездными билетами, а также отчетом о проделанной работе. Это важно в том случае, когда принимающая сторона отказывается заполнять справку о командировке, и сотруднику необходимо самостоятельно подтвердить отсутствие на рабочем месте по уважительной причине и свои расходы.

Разберемся, какая должна быть форма командировочного удостоверения в 2020 году и как его правильно заполнять.

Бланк документа на командировку и образец заполнения

Рекомендуемая форма представлена в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 №1 (форма № Т-10).

Подчеркиваем, что это лишь рекомендуемая форма, поэтому на предприятии может быть установлен и иной образец. Тем не менее, большинство реквизитов должно совпадать, иначе по нему сложно будет определить, кто и по чьему распоряжению командирован.

Рассмотрим такой пример:

Главный инженер предприятия «Альтернативный сервис» Петров Семен Васильевич отправляется в поездку на неделю в соседний город, чтобы провести пусконаладочные работы деревообрабатывающих станков. Как заполнить командировочное удостоверение?

Вписываем наименование предприятия, а также восьмизначный ОКПО.

Для этого необходимо присвоить ему номер, а затем указать дату составления.

Записать корректно фамилию, имя и отчество (при наличии) работника, его табельный номер, а также занимаемую должность. Ошибок быть не должно, поскольку такая справка всегда «сопровождается» документом, подтверждающим личность гражданина.

В предусмотренных для этого полях необходимо записать наименование предприятия, куда отправляется работник, с уточнением города, а при необходимости и страны.

Важно максимально точно указать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры четко поставленных задач:

• для проведения переговоров по вопросу о заключении договора о рекламе;
• для осуществления пусконаладочных работ дизельного генератора;
• для участия в судебном заседании по делу № ГКПИ100-1682.

Необходимо записать даты отъезда и возвращения, а также указать количество тех дней, которые работник фактически проведет на территории иного населенного пункта.

Поскольку на каждого сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, нужен отдельный документ и он является бумагой, подтверждающей отсутствие работника на месте, в него обязательно нужно вписать паспортные данные командированного. Вместо паспорта РФ можно использовать сведения из заграничного паспорта, если работать придется на территории другого государства. Если командируется работник-иностранец, записываем данные из документа, удостоверяющего его личность.

Работодатель в левой части листа указывает, откуда и какого числа работник отравляется в командировку. Лицо, выполнившее эту запись, обязательно должно указать свою должность и Ф.И.О.

Если организация, куда направлен сотрудник, не ведет командировочные удостоверения, ответственное лицо в отделе кадров, бухгалтер или секретарь могут отказаться заполнять такой документ. В этом случае поля о прибытии и выбытии из населенного пункта остаются незаполненными. Подтвердить дату отбытия работник обязан билетами (путевым листом), служебной запиской.

По возвращении из командировки сотрудник должен отдать документ. Тогда же необходимо вписать дату окончания служебной поездки.

Напомним, правильно оформленные документы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии. На их основании можно компенсировать расходы организации и предоставлять дополнительные дни отдыха работнику. Срок их хранения — не менее 5 лет