Важная составляющая систематизации бизнеса - организующая схема

Управление, в компании любого размера, должно осуществляться системно. А это означает, что должна работать организационная структура, где будут четко распределена ответственность каждого сотрудника, какой результат от него ожидается, будет прописан основной бизнес-процесс компании, что необходимо для управления качеством.

Эти 7 подразделений должны слиться в одно целое,чтобы бизнес стал системным.

Важная составляющая орг. структуры компании - это устранение паники и деструктивных процессов. Выявление сотрудников, которые переделывают чужую работу и тех, кто ленится и перекладывает свои обязанности на других. Определение функций в компании и тех людей, которые за них ответственны.

Первая функция — 7 отделение, которое выполняет административные функции. Это все высшие руководители: владелец, офис владельца, директор, заместители директора. Они определяет общие цели и направление деятельности. Здесь создают идеи о том, как будет развиваться бизнес, какие используются технологии производства продукта, какова маркетинговая стратегия. Это определяет деятельность всех остальных функций компании. И кстати, именно это отделение отвечает создание системы управления и в том числе за за разработку оргсхемы.

Вторая — отделение Построения. Отделение отвечает за то, чтобы организующая схема была наполнена персоналом, новые сотрудники быстро вводились в должность и были обеспечены рабочими местами и средствами коммуникации. Проводятся инспекции выполнения всех установленных регламентов. Благодаря этому достигается соблюдение установленных правил повышается производительность труда.

Третья — отделение Распространения. Здесь находится планирование и выполнение кампаний по продвижению, создаются инструменты, которые помогают познакомить потенциальных клиентов с особенностями продукта и конечно, здесь осуществляются продажи. Можно назвать его коммерческим отделением, потому что оно отвечает за сбыт и весь доход компании.

Четвертая функция — Финансовое отделение, оно несет ответственность за управление денежными и материальными активами, обеспечивая их сохранность и рост. Здесь находятся функции по сбору дебиторки и контролю поступления дохода, планирование и осуществление всех расходов и функции управленческого, бухгалтерского и налогового учета.

Пятая функция — Техническое отделение. Здесь производится продукт компании. Если это типография, то здесь находится подготовка компьютерных макетов к печати, закупка материалов, сами печатные работы, упаковка и отгрузка клиенту. Если это автосервис, в этом отделении находятся производственные помещения, подъемники для автомобилей, обеспечение запчастями и материалами, сами механик. В общем в этом отделении находится все, чтобы выполнять работу.

Шестая функция — отделение Квалификации. Отвечает за совершенствование качества продуктов и услуг. Это начинается с проверок качества продуктов, предоставляемых Техническим отделением, следят за тем, как осуществляется производство. Кроме того здесь выясняют удовлетворенность клиентов. Отзывы клиентов позволяют понять, что требуется улучшить в работе компании. На основе такой информации это отделение разрабатывает и выполняет программы повышения квалификации сотрудников и программы по совершенствованию качества услуг.

Седьмая и последняя функция организующей схемы - отделение По работе с публикой. Функции этого отделения без преувеличения являются ускорителем развития компании, здесь создается широкая известность компании, привлекается большой поток новых клиентов, образуется сеть партнеров, которые направляют клиентов в компанию. Это отделение отвечает за формирование широкой известности компании с помощью PR.

Последовательность функций оргсхемы определяет и последовательность планирования деятельности. Общий план действий создает Административное отделение. Это позволяет отделению Построения планировать, какие должности и подразделения, в какой последовательности должны создаваться и развиваться. В свою очередь отделение Распространения планирует, какие продукты, каким типам потенциальных клиентов будут продвигать и предоставлять. Что позволяет создавать планы по управлению деньгами и другими активами компании Финансовому Отделению, а Техническое отделение может планировать предоставление.

Оргсхема, на которой указаны имена членов команды, позволяет быстро сориентироваться и понять, с кем необходимо не только разработать оргсхему и повесить ее на стену, нужно также обеспечить, чтобы каждый член команды хорошо ее понимал.

Возможно, даже такой общий взгляд на оргсхему поможет вам обнаружить что-то, что можно улучшить в организации вашего бизнеса. Конечно, в этой статье перечислены только очень укрупненные функции, но даже этот перечень дает некоторое представление о таком предмете, как организующая схема. Более подробно об этом можно прочитать в книге Александра Высоцкого “Оргсхема. Как разработать структуру компании”, в ней есть множество примеров для различных видов бизнеса. Также компания Высоцкий Консалтинг проводит тренинг - систематизация бизнеса.